Jak poprawnie napisać umowę najmu komercyjnego?

Zdecydowana większość lokali handlowych, czy to w kamienicach, na parterach bloków mieszkalnych, czy też w centrach handlowych, jest eksploatowana w oparciu o umowę najmu, na podstawie której właściciel takiego lokalu oddał najemcy lokal do korzystania dla celów prowadzenia określonej działalności. Na podstawie umowy najmu najemca może korzystać z lokalu właśnie w celu wskazanym w umowie najmu oraz jest zobowiązany jest do zapłaty uzgodnionego czynszu i innych opłat. W ramach centrum handlowego lub sieci centrów handlowych zarządzanych przez jednego operatora, umowy najmu sporządza się zwykle na podstawie starannie przygotowanego wzoru, co ma oczywiście na celu ułatwienie zarządzania takim centrum. W dotychczasowej praktyce, jedynie kluczowi najemcy, najczęściej należący do głównych sieci handlowych, mieli przywilej negocjowania poszczególnych postanowień takiego wzoru, podczas gdy pozostali najemcy, poza nieznacznymi zmianami, mogli zawrzeć umowę najmu na zasadzie de facto przystąpienia do umowy odpowiadającej standardowemu wzorowi. W ostatnim czasie można jednak zauważyć tendencję do wychodzenia naprzeciw oczekiwaniom również mniejszych, lokalnych najemców, oraz dostosowywania wybranych postanowień obowiązującego wzoru umowy najmu do ich oczekiwań. Wynika to zapewne z malejącej popularności części centrów handlowych i konieczności zapewnienia odpowiedniego poziomu ich komercjalizacji, a tym samym utrzymania rentowności takiej placówki handlowej.

Przedmiotem umowy najmu komercyjnego jest oczywiście najczęściej lokal handlowy. Oprócz tego, najemcy powinno zostać także przyznane prawo do korzystania z części wspólnych obiektu, w którym położony jest taki lokal. Nie da się bowiem korzystać z lokalu bez możliwości korzystania lub współkorzystania z określonych, innych powierzchni obiektu, takich jak strefy dostaw, korytarze, pomieszczenia na odpady, itp. Dodatkowo, najemcy może zostać także przyznane prawo do korzystania z innych elementów obiektu handlowego, np. miejsc reklamowych na dachu budynku lub na totemie reklamowym. Umowa najmu komercyjnego powinna szczegółowo określać, z jakich części obiektu najemca może korzystać i na jakich zasadach, aby uniknąć potencjalnego sporu co do zakresu i sposobu używania obiektu przez najemcę.

Z punktu widzenia obu stron, najistotniejsze są postanowienia regulujące warunki finansowe umowy najmu, tj. w szczególności czynszu najmu, który zwykle jest wskazywany jako uzgodniona stawka za metr kwadratowy powierzchni lokalu (czynsz najmu wyrażony kwotowo za cały lokal dotyczy najczęściej lokali niewielkich). Oprócz tego, najemcy zobowiązani są zazwyczaj do wnoszenia czynszu dodatkowego (opłat eksploatacyjnych) na pokrycie kosztów związanych z funkcjonowaniem obiektu, w którym położony jest lokal (remonty, sprzątanie, ochrona, ubezpieczenie itp.). W odniesieniu do czynszu oraz zaliczek na poczet opłat eksploatacyjnych, z punktu widzenia wynajmującego, warto zadbać o możliwość dokonywania ich waloryzacji zgodnie z odpowiednim wskaźnikiem (jest nim najczęściej wskaźnik inflacji w ujęciu rocznym, publikowany przez GUS lub Eurostat), co pozwoli na urealnienie wysokości dochodów uzyskiwanych z najmu bez konieczności zmiany umowy. Powszechną praktyką jest również stosowanie tzw. czynszu obrotowego, tj. ustalonej procentowo stawki, którą najemca płaci wynajmującemu od przychodów uzyskiwanych z tytułu prowadzenia działalności w lokalu (w całości lub powyżej określonego progu). Z warunkami finansowymi wiąże się także oczywiście kwestia podziału prac mających na celu przystosowanie lokalu do działalności, która ma być w nim prowadzona (tzw. fit-out), oraz kosztów takich prac. To, jaka część kosztów fit-outu ma pokryć wynajmujący, ma zazwyczaj wpływ na oferowaną najemcy długość okres czasowego obniżenia wysokości czynszu najmu lub czasowego zaniechania jego pobierania w całości (tzw. rent – free period). Aby mieć jasność co do przyszłych kosztów związanych z zawarciem umowy najmu, warto również precyzyjnie określić, jakie nakłady na lokal może ponosić najemca oraz co się z nimi dzieje po zakończeniu obowiązywania umowy (zarówno w standardowym przypadku, np. w związku z upływem okresu, na jaki została zawarta, jak i w przypadku przedterminowego jej zakończenia z przyczyn leżących po stronie najemcy lub wynajmującego), w szczególności czy najemca jest zobowiązany, w zasadzie, do przywrócenia lokalu do stanu poprzedniego, a jeżeli może pozostawić nakłady, to czy wynajmujący zachowuje je nieodpłatnie, czy też za zapłatą określonej kwoty.

Precyzji wymaga określanie poszczególnych terminów umownych. Czym innym są bowiem następujące terminy: data zawarcia umowy, data wejścia w życie umowy, data przekazania lokalu, data podpisania protokołu przekazania lokalu, data rozpoczęcia płatności (tzw. commencement date), data rozpoczęcia działalności handlowej w lokalu, od których, w zależności od rozwiązań przyjętych w danej umowie, liczone są różne okresy wykonywania zobowiązań wynikających z umowy, w tym okres najmu i okres płatności czynszu lub opłat eksploatacyjnych. Okresy te są często wyrażone w miesiącach lub latach, jednak biegną od danego terminu wskazanego w umowie. Ma to także wpływ na okresy automatycznego przedłużenia umowy najmu lub okresy, w których można się przedłużeniu sprzeciwić. Jeżeli o to nie zadbamy, istnieje duże ryzyko sporu pomiędzy wynajmującym a najemcą, co może skutkować niepewnością co do warunków umowy, naliczaniem dodatkowych opłat, kar umownych, a tym samym, niekiedy, zapewne, długotrwałym i kosztownym postępowaniem sądowym.

Nie można również zapominać o uregulowaniu kwestii związanych z wcześniejszym rozwiązaniem umowy najmu, które najczęściej związane jest z naruszaniem jej postanowień przez jedną ze stron. Jest to niezwykle istotne w przypadku umów zawartych na czas oznaczony, które mogą być rozwiązywane wyłącznie w przypadkach przewidzianych w przepisach prawa lub z przyczyn wskazanych bezpośrednio w umowie. W tym zakresie niestety nagminnie powtarzają się przypadki, w których postanowienia umowy naruszają bezwzględnie obowiązujące przepisy, np. skracany jest okres, który upoważnia wynajmującego do rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia, jeżeli najemca nie płaci czynszu. Z zagadnieniem naruszania postanowień umowy wiąże się bardzo często kwestia naliczania kar umownych za takie naruszenia. W tym przypadku warto pamiętać o tym, że kary te mogą być naliczane wyłącznie za naruszenie zobowiązań niepieniężnych. Nie można zatem nałożyć na najemcę kary umownej np. za brak wpłaty kaucji zabezpieczającej roszczenia wynajmującego z tytułu umowy najmu czy też za przedterminowe rozwiązanie umowy najmu w związku z brakiem płatności czynszu przez najemcę, a klauzule przewidujące takie kary umowne również pojawiają się w niektórych umowach najmu.

Umowa najmu komercyjnego może zawierać liczne inne postanowienia regulujące wzajemne zobowiązania stron. Przykładowo, można tu wskazać zobowiązanie wynajmującego do zapewnienia odpowiedniego poziomu komercjalizacji centrum handlowego czy też działania w centrum operatora spożywczego, który ma prowadzić działalność na określonej powierzchni, co zwykle przesądza o większej atrakcyjności obiektu handlowego. Najemca może być natomiast np. zobowiązany do ubezpieczenia mienia wniesionego do lokalu lub zobowiązany do nieprowadzenia działalności konkurencyjnej wobec innych, wybranych najemców. Strony mają znaczną dowolność w dodawaniu takich postanowień, które uważają za istotne dla nich, co wynika z zasady swobody umów. Należy jednak przy tym pamiętać, że niektóre kwestie są uregulowane w bezwzględnie obowiązujących przepisach prawa i o tym, że inwencja twórców takiej umowy nie może tych przepisów naruszać.